Calcular o repasse médico na clínica é, antes de tudo, definir uma regra que seja auditável. Nós recomendamos partir de três decisões: qual é a base de cálculo, quais descontos entram na conta e em que momento o pagamento é liberado. Quando isso fica claro em contrato e no sistema, o fechamento deixa de ser uma negociação informal e vira um processo financeiro confiável.
Este guia é para gestores, sócios e equipes administrativas que precisam fechar produção sem gerar conflito com o corpo clínico. Ao longo do texto, nós mostramos uma fórmula simples, exemplos práticos e os controles que evitam erro de caixa, glosa esquecida e pagamento duplicado.
Destaques que fazem diferença no cálculo
- O repasse não deve nascer no dia do pagamento. Ele começa no contrato e no cadastro correto de cada serviço.
- A base mais segura é o valor efetivamente recebido ou aprovado, sobretudo em convênios, para evitar adiantar dinheiro que ainda pode sofrer glosa.
- Descontos precisam estar previstos antes, como taxa de cartão, materiais, salas, assistentes ou tributos, quando couber.
- Consulta particular, convênio e pacote não devem seguir a mesma lógica, porque o fluxo de recebimento é diferente.
- Planilha ajuda no começo, mas integração reduz ruído quando a clínica passa a ter mais profissionais, unidades e tabelas.
O que entra no cálculo do repasse
O cálculo correto nasce de uma regra simples: base de cálculo menos descontos previstos, multiplicado pela regra contratada. Em boa parte das clínicas, a regra é um percentual. Em outras, há valor fixo por consulta, faixas por produtividade ou modelos mistos.
Na saúde suplementar, nós gostamos de separar produção, faturamento e pagamento em etapas diferentes. Isso faz sentido porque a orientação da ANS sobre faturamento e pagamento deixa claro que prazos, procedimentos e hipóteses de glosa devem estar expressos em contrato entre as partes. Em outras palavras, a clínica precisa transformar combinado verbal em regra operacional.
Fórmula prática para fechar o mês
Nós usamos esta lógica como ponto de partida:
Repasse = (valor base do atendimento ou procedimento - descontos previstos) x percentual do profissional
- Valor base: valor cobrado, autorizado, aprovado ou efetivamente recebido, conforme o contrato.
- Descontos previstos: taxa de cartão, insumos, sala, equipe de apoio, impostos ou outros custos previamente definidos.
- Percentual do profissional: parcela combinada para aquele serviço, e não um número genérico aplicado a tudo.
O erro mais comum é misturar bases. A clínica calcula parte dos atendimentos sobre valor cobrado, outra parte sobre valor recebido e ainda desconta taxas de forma informal. Esse arranjo parece pequeno no começo, mas no fim do mês quase sempre vira divergência.
Como calcular por tipo de atendimento
Nem todo serviço deve ser fechado da mesma forma. Nós recomendamos padronizar por categoria de receita, porque o dinheiro entra em momentos diferentes e com riscos diferentes de ajuste.
| Tipo de atendimento | Base indicada | Quando pagar | Atenção principal |
|---|---|---|---|
| Particular | Valor efetivamente recebido | No fechamento do período | Separar taxa de cartão e reembolsos |
| Convênio | Valor aprovado ou recebido, conforme contrato | Após conferência do demonstrativo | Controlar glosas e recursos |
| Pacote | Valor líquido do pacote | Após entrega do serviço previsto | Definir rateio entre profissionais |
| Procedimento com equipe | Valor líquido por participante | Depois da conferência final | Registrar percentuais por função |
Nos atendimentos de convênio, a exigência de troca padronizada de dados importa para o financeiro. A própria documentação técnica ligada ao TISS informa que esse padrão é obrigatório na troca de dados entre operadoras e prestadores, nos termos da RN 501, e organiza informações de guia, faturamento e pagamento em saúde suplementar, como descreve a documentação da guia de consulta da ANS. Isso ajuda a entender por que o repasse precisa conversar com o faturamento, e não ficar isolado em uma planilha paralela.
Quais descontos podem entrar, e quais precisam de cautela
Desconto no repasse só funciona bem quando é previsível. Nossa orientação é registrar por escrito o que entra, quando entra e sobre qual serviço aquele desconto pode incidir.
- Taxa de cartão: faz sentido em atendimento particular pago no cartão, desde que a regra esteja descrita.
- Materiais e insumos: só devem ser abatidos quando o contrato definir responsabilidade e critério.
- Uso de sala, equipamento ou equipe: convém separar por procedimento, e não diluir sem transparência.
- Impostos: precisam seguir o enquadramento jurídico da relação entre clínica e profissional.
- Glosas: merecem tratamento próprio, porque nem toda glosa deve ser repassada automaticamente ao profissional.
Aqui existe um ponto sensível. A ANS também orienta que a rotina de auditoria, as hipóteses de glosa e os prazos de contestação estejam expressos em contrato, e que o prazo do prestador para contestar seja igual ao prazo da operadora para responder. Se a clínica ignora isso, ela pode descontar um valor hoje e descobrir depois que a glosa era reversível.
Quando pagar: produção, faturamento ou recebimento?
Para a maioria das clínicas, pagar depois do recebimento ou da aprovação financeira é a regra mais segura. Nós vemos problema quando o repasse sai apenas com base na produção registrada, especialmente em convênios, porque a clínica assume sozinha o risco de glosa, corte de tabela e atraso de caixa.
Isso não significa empurrar o pagamento indefinidamente. Significa definir um gatilho claro, como fechamento no dia 5, conferência até o dia 10 e pagamento no dia 15 do mês seguinte, ou outro calendário compatível com o ciclo de recebimento da clínica. O importante é que o gatilho seja único e conhecido por todos.
Um exemplo simples
Imagine uma consulta particular de R$ 300 paga no cartão, com taxa de 3% e repasse de 60% sobre o líquido. O valor líquido é R$ 291. O pagamento ao profissional será R$ 174,60. Já em um convênio, se a consulta foi faturada em R$ 120, mas o demonstrativo aprovou R$ 108, a conta deve seguir a regra contratual da clínica, e não o valor originalmente lançado na agenda.
Como evitar erro no fechamento mensal
O fechamento do repasse melhora quando cada etapa tem dono. Nós recomendamos dividir o processo em cadastro, conferência, aprovação e pagamento, com trilha de auditoria mínima.
- Padronize cadastros: cada serviço precisa ter valor, regra de repasse e centro de custo.
- Feche por competência: escolha um período único para produção e outro para pagamento.
- Concilie com o financeiro: confirme o que entrou de fato antes de liberar valores variáveis.
- Separe glosas: mantenha coluna específica para glosa inicial, recurso e reversão.
- Formalize exceções: qualquer acordo fora do padrão precisa ficar registrado.
Quando a clínica cresce, o risco deixa de ser apenas matemático. Ele passa a ser operacional. Um profissional trocado no procedimento, uma tabela desatualizada ou um desconto lançado duas vezes já distorcem a margem do mês inteiro.
Planilha resolve no início, sistema integrado resolve na escala
Planilha é útil para desenhar a regra, mas costuma falhar quando o volume aumenta. Nós percebemos isso principalmente em clínicas multidisciplinares, nas quais agenda, faturamento, prontuário e financeiro dependem uns dos outros para fechar corretamente.
É nesse ponto que um sistema como o Terapee ajuda. Quando o atendimento já nasce com profissional, serviço, forma de pagamento e status financeiro corretos, a conferência do repasse fica mais curta e menos sujeita a retrabalho. Além disso, a clínica ganha uma base única para acompanhar agenda, prontuário, teleconsulta, financeiro e emissão fiscal sem depender de controles espalhados.
Se nós tivéssemos que resumir em uma regra, seria esta: repasse bem calculado não depende de memória, depende de processo. Quanto antes a clínica transforma critérios em cadastro, contrato e rotina de conferência, menos atrito ela carrega para o próximo fechamento.
Perguntas frequentes
O que é repasse médico?
Repasse médico é o valor que a clínica transfere ao profissional pelos atendimentos e procedimentos realizados, conforme a regra definida em contrato. Na prática, ele depende de três pontos: base de cálculo, descontos previstos e momento do pagamento. Sem esses critérios, o fechamento mensal tende a gerar dúvidas e retrabalho.
Quanto o plano de saúde repassa para os médicos?
Não existe um percentual único. O valor muda conforme especialidade, tabela negociada, canal de pagamento, custos envolvidos e contrato entre clínica e profissional. Em vez de copiar percentuais de mercado, nós recomendamos definir uma regra objetiva para cada serviço, com base de cálculo e descontos previamente aprovados.
Como funciona o repasse de verbas da saúde?
No setor privado, o repasse costuma seguir este fluxo: atendimento registrado, faturamento enviado, conferência da operadora, análise de glosas, recebimento pela clínica e pagamento ao profissional conforme contrato. No setor público, a lógica orçamentária é outra. Por isso, convém não misturar os dois conceitos no fechamento financeiro da clínica.
O que é empresa de repasse médico?
Em geral, a expressão se refere a empresas que fazem a conferência de produção, faturamento, recursos de glosa e cálculo dos valores devidos aos profissionais. A clínica também pode executar esse processo internamente, desde que tenha contrato claro, rotina de conferência e um sistema que una agenda, faturamento e financeiro.
Planilha é suficiente para controlar o repasse na clínica?
Planilha pode funcionar no início, quando o volume é pequeno e as regras são simples. Quando a clínica cresce, surgem mais convênios, exceções contratuais e glosas, e o risco operacional aumenta. Nessa fase, um sistema integrado tende a reduzir erro manual e acelerar a conferência mensal.
